Membuat keputusan adalah merupakan lumrah dalam kehidupan kita. Setiap hari kita mungkin berdepan dengan situasi yang memerlukan keputusan. Keputusan yang dibuat kemudiannya akan diterjemahkan dalam bentuk tindakan dan sikap.
Sejauhmana keberkesanan yang terhasil daripada keputasan tersebut bergantung sebahagiannya kepada ketepatan keputusan yang dibuat. Sebahagian lagi bergantung kepada tindakan yang dilakukan selepas itu.
Demikian juga dalam sesebuah organisasi. Keputusan yang perlu dibuat bukan sahaja melibatkan persoalan strategi, bahkan ia juga berkaitan dengan perkara dasar dan melibatkan prinsip organisasi tersebut.
Oleh kerana organisasi melibatkan banyak pihak, maka proses membuat keputusan tidak dapat dielakkan dengan menggunakan medium mesyuarat.
Mesyuarat ataupun syura adalah elemen penting dalam sesebuah organisasi. Ia bukan sahaja menjadi kaedah untuk membuat keputusan, tetapi ia juga menjadi medium kepada anggota organisasi untuk bertukar pandangan, merapatkan ikatan ukhuwah dan membina rasa kepunyaan (sense of belonging) terhadap organisasi.
Kepentingan mesyuarat ini diakui oleh Islam sehingga Allah SWT mengajurkan hamba-hambaNya yang beriman untuk melakukan syura sebagaimana firman-Nya yang bermaksud: Maka, berkat rahmat Allah, engkau (Muhammad) bersikap lemah lembut terhadap mereka, sekiranya engkau bersifat keras dan berhati kasar, tentulah mereka menjauhkan diri dari sekelilingmu, maka mohonkanlah ampun bagi mereka dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu, kemudian apabila kamu membulatkan tekad, maka bertawakallah kepada Allah. Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang bertawakal kepadaNya). (Ali-Imran:159)
Melalui ayat ini, kita dapat memahami betapa pentingnya mesyuarat dalam sesebuah organisasi. Bukanlah sebuah organisasi yang baik sekiranya pemimpin membuat keputusan bersendirian tanpa merujuk kepada mesyuarat, sedangkan keputusan tersebut melibatkan kepentingan organisasi secara keseluruhannya.
Nabi SAW dalam peperangan Badar, meminta pandangan daripada para sahabat ketika mendapat tahu tentera Quraisy yang dipimpin oleh Abu Jahal sedang mara ke medan peperangan dengan membawa ketumbukan tentera yang jauh lebih ramai.
Adab dan Aturan
Namun, terdapat adab dan aturan yang perlu dilaksanakan untuk memastikan mesyuarat yang dikendalikan lebih efektif.
1. Setiap ahli mesyuarat perlu untuk mengikhlaskan niat. Ini kerana, hati yang ikhlas akan mendorong kelakuan dan tindakan dalam mesyuarat tersebut.
Apabila hati ikhlas, maka setiap pandangan atau soalan yang dikemukakan akan menjurus kepada mencari penyelesaian, bukannya untuk merumitkan lagi masalah sedia ada ataupun untuk menunjukkan kehebatan idea serta pandangan.
Niat yang ikhlas akan mendatangkan keberkatan dan Allah SWT akan membimbing perjalanan mesyuarat berkenaan sehingga mencapai keputusan yang terbaik.
2. Mesyuarat tersebut perlu diadakan di tempat dan masa yang sesuai. Ini adalah kerana, faktor tempat dan masa sangat memainkan peranan yang penting dalam merangsang penglibatan ahli mesyuarat terhadap apa yang diperbincangkan.
Masa mesyuarat yang dibuat pada lewat petang mungkin agak kurang berkesan berbanding dengan yang dibuat pada waktu pagi kerana pada sebelah petang biasanya ahli-ahli mesyuarat sudah kepenatan.
Mereka akan mengambil sikap mendiamkan diri untuk meringkaskan perjalanan mesyuarat. Akhirnya, mesyuarat yang diadakan tidak dapat mencapai objektif yang disasarkan.
3. Pentingnya untuk dipastikan terlebih dahulu siapa perlu untuk hadir ke mesyuarat berkenaan. Kalau boleh, hadkan kehadiran kepada mereka yang perlu sahaja. Ini untuk mengelakkan pembaziran tenaga dan bagi menjamin kerahsiaan perbincangan dalam mesyuarat tersebut.
4. Perlu diingat, dalam mesyuarat terdapat situasi di mana maklumat yang agak sulit terpaksa didedahkan. Justeru, sekiranya terdapat pihak yang tidak berkaitan dalam mesyuarat berkenaan, bimbang akan berlaku ketirisan maklumat. Ini tentulah akan menimbulkan masalah lain pula lepas itu.
5. Tetapkan hala tuju mesyuarat pada permulaan mesyuarat. Objektif mesyuarat diadakan perlu diketahui dan difahami oleh semua ahli mesyuarat agar perbincangan lebih terpimpin.
Dalam hal ini, pengerusi mesyuarat perlu bijak dalam mengawal perbincangan agar ia lebih fokus dan tidak menyelewwng kepada perkara yang tidak berkaitan.
6. Ahli-ahli mesyuarat juga perlu mengawal diri dari mengutarakan permasalah yang tidak berkaitan. Jangan mencetuskan kontroversi dan elakkan untuk membuat serangan kepada peribadi seseorang. Semuanya untuk memelihara keharmonian dan memelihara perjalanan mesyuarat berkenaan.
7.Pengerusi mesyuarat yang terbaik ialah apabila dia dapat menghidupkan suasana perbincangan dan percambahan idea. Dia perlu berusaha merangsang ahli mesyuarat untuk terlibat secara aktif dengan perbincangan tersebut.
8.Ahli mesyuarat perlu mengemukan pandangan serta teguran dengan penuh berakhlak. Elakkan menggunakan bahasa yang kasar dan berfikir terlebih dahulu sebelum mengungkapkan sesuatu perkataan.
9.Gunakan selembut-lembut bahasa bagi menggambarkan maksud hati. Firman Allah SWT:...Nabi Muhammad (SAW) ialah Rasul Allah; dan orang-orang yang bersama dengannya bersikap keras dan tegas terhadap orang-orang kafir yang (memusuhi Islam), dan sebaiknya bersikap kasih sayang serta belas kasihan sesama sendiri (umat Islam)... (Al-Fath: 29)
Semasa mesyuarat berlangsung biasanya akan terdapat lebih dari satu pandangan yang dikemukan. Pengerusi mesyuarat perlu bertindak meraikan semua pandangan.
Pandangan-pandangan tersebut akhirnya perlu dianalisis dan keputusan yang dibuat biasanya akan berpihak kepada salah satu dari kesemua pandangan tersebut.
Di sinilah kepentingan sifat berlapang dada. Apabila keputusan telah dibuat, maka ahli mesyuarat perlu patuh dan menerima sepenuh hati, walaupun ia mempunyai pandangan yang berlainan.
10. Elakkan sikap bertindak sendirian. Keputusan sendiri mestilah dihindarkan sebaliknya rujuklah kepada keputusan bersama yang diputuskan melalui mesyuarat. Mungkin sesuatu keputusan itu tidak menepati selera dan kemahuan kita.
11. Maka kita mestilah bertanggungjawab dengan keputusan tersebut dan laksanakan amanah tanpa sebarang rasa tersinggung di dalam hati.